Equilibrando o trabalho: processos e projetos

No trabalho é comum sermos engolidos pelas demandas pontuais e não conseguirmos dar vazão a nossas atividades de rotina...ou não conseguirmos propor melhorias e analisar o que estamos fazendo por estarmos submersos nas atividades de dia a dia. E no fim do dia a sensação de produtividade reduz drasticamente. Será que é possível sair disso?

Vamos começar entendendo a diferença entre esses dois tipos de atividades, as relacionadas a processos e as relacionadas a projetos.

Um projeto é algo que tem início, meio e fim e reúne atividades com um objetivo único a ser alcançado no final, um prazo claro. Ter um filho, comprar uma casa, fazer uma faculdade...e no contexto de trabalho pode ser gerar um relatório específico pontual,  desenvolver e implantar um sistema, realizar uma melhoria nos controles, enfim.

Já um processo envolve atividades que se repetem com uma frequência pré-determinada...todos os dias, todo início de mês, anualmente. Escovar os dentes, tomar banho, repor a despensa da casa, ir ao médico (pelo menos deveria ser rotina)...e no trabalho coisas como checar e-mails, reuniões de equipe semanais, rotinas de checagem e execução de ações.

Saber classificar cada atividade em um dos dois tipos é o primeiro desafio, porque a gente costuma confundir os dois, nem sempre temos clareza das periodicidades de um processo ou já entendemos que um projeto vai durar pra sempre e aí vamos fazendo quando dá. Mas quanto mais clareza a gente tiver, mais fácil vai ser conseguir equilibrar a rotina (como um todo, aliás, não só a de trabalho).

Vou dar um exemplo de uma confusão super comum: lidar com os e-mails. É algo que se repete porque você nunca vai deixar de ter e-mails e precisa checá-los periodicamente. Mas, como o e-mail é um canal de comunicação, ele carrega também atualizações de status de projetos ou pedidos de novos projetos. Uma coisa é checar seus emails diariamente, outra coisa é achar que você tem que resolver todos eles no mesmo instante em que os lê. Zerar a caixa de entrada (uma boas prática enquanto processo) significa processar, entender do que se trata e atualizar sua lista de pendências, suas rotinas, seus projetos e não fazer tudo que os e-mails pedem ou respondê-los, percebe a diferença?

Agora que entendemos a diferença entre os dois tipos de atividades (e podem existir outros híbridos, mas acho melhor não confundir agora), precisamos distribuir o nosso tempo de trabalho semanal entre essas atividades tal que a gente não fique exclusivamente em um deles. E isso não é uma ciência exata, não tem aquela divisão mágica que funciona para todos. Você precisa identificar o que funciona pra você, dentro do seu contexto de trabalho, sabendo que essa proporção pode variar de uma semana para a outra.

Por exemplo, você pode definir que vai trabalhar nos seus projetos um dia por semana e nos outros dias focar nos processos ou o contrário, não existe jeito certo. O que não é legal é esquecer de um ou de outro e passar uma semana inteira ignorando certos tipos de atividades que depois vão ser cobradas de você. Evoluir um pouquinho a cada semana é melhor do que nem olhar pra nada e ser pego de surpresa com os prazos, concorda?

As demandas vão surgir, urgências vão passar na frente do seu planejamento, isso é normal. Mas quando isso acontecer, você vai saber dizer exatamente o impacto delas no seu trabalho, percebe? Tipo, "ok, eu faço esse relatório novo que você pediu, mas isso significa que não vou conseguir fazer a atividade de rotina diária de checar os indicadores, tudo bem?". Esse alinhamento e sinalização indicam que você tem uma visão clara das suas responsabilidades e dão informação para que as outras pessoas possam avaliar e revisar prioridades.

Resumindo, recomendo então, para encontrar o seu equilíbrio na rotina de trabalho: ter clareza das suas atividades; categorizá-las em projetos ou processos; planejar a rotina tal que tenha como se dedicar e evoluir nas duas categorias; monitorar interferências e reajustar o planejamento. Reservar um bloco de tempo para a revisão e planejamento semanal (processos) pode ser bem interessante para ajudar nisso, o que acha?

Me conta aqui nos comentários como anda a sua rotina de trabalho e vamos continuar esse papo!