Planejamento Semanal - o que fazer

Listar e distribuir os compromissos com data e hora marcada: consultas, reuniões, essas coisas precisam estar bloqueadas na sua agenda para que você não marque nada nesses horários. Fique atento a inconsistências e atividades agendadas para horários muito próximos. Caso encontre algo que não faz sentido tente renegociar e reagendar.

Identificar o tempo de duração desses compromissos: alguns compromissos já tem hora de início e fim, mas outros não, só tem hora de começar. Para esses é importante prever o tempo de duração, sempre incluindo um tempo a mais para possíveis atrasos. Nesse momento, as informações coletadas na revisão semanal são super importantes pois esses dados históricos te ajudam a estimar quanto tempo será necessário levando em conta o realizado de semanas anteriores.

Identificar necessidades de atividades antes e depois dos compromissos: essa dica é valiosa, presta atenção! Antes de um compromisso como uma reunião por exemplo, você pode precisar se preparar, fazer uma pauta, levantar informações e documentos, conversar com alguém, gerar algum material. Até uma consulta médica pode demandar o levantamento de resultados de exames e lista de perguntas a serem feitas ao médico. E depois também você pode precisar reservar um tempo para fazer a ata da reunião, atualizar seu controle de pendências e projetos, comprar os remédios e fazer novos exames que o médico solicitou. Reservar esses tempos otimiza a sua rotina e garante o melhor aproveitamento dos compromissos. Eles são relativamente previsíveis apesar da gente teimar em não planejar espaço para isso no dia a dia, o que faz tudo virar pendência.

Listar e distribuir as atividades com prazo limite: você sempre tem projetos e objetivos com duração maior e envolvendo uma série de atividades, mas eles sempre tem (ou deveriam ter) marcos de conclusão e entrega, ou seja, prazos finais claros. E esses marcos precisam estar no seu planejamento, pois é com base neles e no esforço estimado para realizar as atividades que você vai conseguir estruturar sua rotina de forma a cumpri-los corretamente. Caso necessário, inclua lembretes e alarmes para te ajudar nisso (use a tecnologia a seu favor).

Distribuir hábitos e blocos de tempo: já falei sobre blocos de tempo aqui e porque considero essa metodologia importante para o planejamento da rotina. Os tempos dedicados a seus hábitos e blocos como comunicação, higiene pessoal, sono, descanso, atividades físicas e pendências (e qualquer outro bloco que identifique como necessário na sua vida) precisam estar no seu planejamento. O objetivo do planejamento é justamente dedicar atenção e garantir tempo para o que realmente importa.

Distribuir ações para evoluir nos objetivos: nem acho que essa deva ser a última coisa, pra mim deveria ser a primeira, na verdade todas as outras deveriam ser derivadas ou estar associadas a seus objetivos. Então na prática esse passo é mais um checkpoint para garantir que nesse planejamento semanal você está evoluindo em direção ao que deseja, combinado?!