No trabalho é comum sermos engolidos pelas demandas pontuais e não conseguirmos dar vazão a nossas atividades de rotina...ou não conseguirmos propor melhorias e analisar o que estamos fazendo por estarmos submersos nas atividades de dia a dia. E no fim do dia a sensação de produtividade reduz drasticamente. Será que é possível sair disso?

Vamos começar entendendo a diferença entre esses dois tipos de atividades, as relacionadas a processos e as relacionadas a projetos.

Um projeto é algo que tem início, meio e fim e reúne atividades com um objetivo único a ser alcançado no final, um prazo claro. Ter um filho, comprar uma casa, fazer uma faculdade...e no contexto de trabalho pode ser gerar um relatório específico pontual,  desenvolver e implantar um sistema, realizar uma melhoria nos controles, enfim.

Já um processo envolve atividades que se repetem com uma frequência pré-determinada...todos os dias, todo início de mês, anualmente. Escovar os dentes, tomar banho, repor a despensa da casa, ir ao médico (pelo menos deveria ser rotina)...e no trabalho coisas como checar e-mails, reuniões de equipe semanais, rotinas de checagem e execução de ações.

Saber classificar cada atividade em um dos dois tipos é o primeiro desafio, porque a gente costuma confundir os dois, nem sempre temos clareza das periodicidades de um processo ou já entendemos que um projeto vai durar pra sempre e aí vamos fazendo quando dá. Mas quanto mais clareza a gente tiver, mais fácil vai ser conseguir equilibrar a rotina (como um todo, aliás, não só a de trabalho).

Vou dar um exemplo de uma confusão super comum: lidar com os e-mails. É algo que se repete porque você nunca vai deixar de ter e-mails e precisa checá-los periodicamente. Mas, como o e-mail é um canal de comunicação, ele carrega também atualizações de status de projetos ou pedidos de novos projetos. Uma coisa é checar seus emails diariamente, outra coisa é achar que você tem que resolver todos eles no mesmo instante em que os lê. Zerar a caixa de entrada (uma boas prática enquanto processo) significa processar, entender do que se trata e atualizar sua lista de pendências, suas rotinas, seus projetos e não fazer tudo que os e-mails pedem ou respondê-los, percebe a diferença?

Agora que entendemos a diferença entre os dois tipos de atividades (e podem existir outros híbridos, mas acho melhor não confundir agora), precisamos distribuir o nosso tempo de trabalho semanal entre essas atividades tal que a gente não fique exclusivamente em um deles. E isso não é uma ciência exata, não tem aquela divisão mágica que funciona para todos. Você precisa identificar o que funciona pra você, dentro do seu contexto de trabalho, sabendo que essa proporção pode variar de uma semana para a outra.

Por exemplo, você pode definir que vai trabalhar nos seus projetos um dia por semana e nos outros dias focar nos processos ou o contrário, não existe jeito certo. O que não é legal é esquecer de um ou de outro e passar uma semana inteira ignorando certos tipos de atividades que depois vão ser cobradas de você. Evoluir um pouquinho a cada semana é melhor do que nem olhar pra nada e ser pego de surpresa com os prazos, concorda?

As demandas vão surgir, urgências vão passar na frente do seu planejamento, isso é normal. Mas quando isso acontecer, você vai saber dizer exatamente o impacto delas no seu trabalho, percebe? Tipo, "ok, eu faço esse relatório novo que você pediu, mas isso significa que não vou conseguir fazer a atividade de rotina diária de checar os indicadores, tudo bem?". Esse alinhamento e sinalização indicam que você tem uma visão clara das suas responsabilidades e dão informação para que as outras pessoas possam avaliar e revisar prioridades.

Resumindo, recomendo então, para encontrar o seu equilíbrio na rotina de trabalho: ter clareza das suas atividades; categorizá-las em projetos ou processos; planejar a rotina tal que tenha como se dedicar e evoluir nas duas categorias; monitorar interferências e reajustar o planejamento. Reservar um bloco de tempo para a revisão e planejamento semanal (processos) pode ser bem interessante para ajudar nisso, o que acha?

Me conta aqui nos comentários como anda a sua rotina de trabalho e vamos continuar esse papo!

O mundo tá acelerado, temos muitas demandas, é impossível dar conta... Um amigo desabafou comigo algo nessa linha essa semana e eu comecei a falar sobre ele sobre o papel da organização nesse contexto, não necessariamente como uma solução para esses males, mas como uma alternativa de reflexão. O papo foi tão bom que resolvi transportar aqui para o blog de uma outra maneira, segue comigo...

Quando eu penso nesse lugar em que nos colocamos (ou fomos colocados enquanto sociedade) de urgência, sobrecarga e falta de tempo, gosto de refletir sobre o quanto disso tudo é realmente imposto e o quanto temos de liberdade de escolha, ainda que individualmente. E quando penso nisso, acredito que um bom caminho possa ser o de refletir sobre nossas prioridades, necessidades e valores.

Já percebeu que quando se trata de algo que é importante pra gente a gente dá um jeito de dar conta? Pode não ser como a gente gostaria, pode nos deixar estressados e cansados, mas a gente consegue.  Não estou dizendo que o poder está em nós porque acho que essa é uma simplificação um tanto rasa que nos traz inúmeros problemas, levando pra gente uma responsabilidade que no fim das contas vai para além de nós. Mas, dentro do que nos é possível, acredito que podemos lidar com as nossas dificuldades a partir desse olhar para nosso contexto e prioridades.

Um ponto de atenção nessa lógica é que nem sempre sabemos quais são as nossas prioridades porque não paramos muito para pensar nelas e vamos seguindo a vida de acordo com o que sempre fizemos, com a sensação do momento, ou com o direcionamento de outras pessoas. E isso nós podemos mudar. Podemos respirar fundo e nos conectar com o que sentimos que nos faz bem, que nos é importante. Se você fechar os olhos agora e respirar fundo, provavelmente vai pensar em alguém ou algo importante para você sem muito esforço.

A partir desse lugar de consciência, você pode direcionar suas escolhas, seus objetivos e sua rotina. Eu estou chamando isso de planejamento orientado a prioridades, mas você pode ficar a vontade para chamar como quiser. O ponto principal é que você possa usar o que sabe sobre si mesmo e seu contexto de vida para organizar seu dia a dia tal que as coisas que são realmente importantes para você sejam feitas de alguma maneira, que pelo menos apareçam na sua rotina para que ela te traga equilíbrio e sensação de leveza.

Na prática, isso significa que, se cantar, por exemplo, é algo importante para você, você possa se dar esse privilégio em algum momento da sua semana, nem que seja no chuveiro enquanto toma aquele banho rápido pra não chegar no trabalho atrasado, sabe? Usei algo simples, mas pode ser algo mais complexo como brincar com seu filho. Se isso é algo que você realmente valoriza ( e não algo que você idealizou a partir de um modelo de maternidade que vai além da sua realidade), você pode planejar um momento de jogos em família no próximo final de semana.

O que eu estou querendo dizer aqui, é que, a partir do momento que você passa a considerar as suas prioridades no planejamento prático da sua rotina e atividades, você consegue sentir que está conectado consigo mesmo e com o que deseja para si. Se mantém em movimento e foge da idealização perfeccionista de que você tem que dar de tudo.

Ao invés disso, você vai para o caminho do autocuidado, do questionamento produtivo e do filtro para que possa fazer o melhor que puder dentro daquilo que é realmente importante para você naquele momento. Você pode até decepcionar outras pessoas, deixar a peteca cair e ser visto como improdutivo pelas lentes do outro, mas vai estar sendo fiel ao que faz sentido para você.

Isso não significa ignorar as demandas dos outros ou despriorizar as demandas que você não curte. Apenas adaptar para que seu planejamento tenha um pouco de cada coisa. Não é chutar o balde e parar de trabalhar para dormir porque você ta com sono, é fazer uma pausa para um cochilo entre uma reunião e outra, de maneira estruturada e se for possível, para restaurar a sua disposição. Consegue ver a diferença?

Espero que tenha gostado da reflexão. Coloca aqui nos comentários o que você pensa sobre isso e se o seu planejamento hoje já é voltado para suas prioridades e vamos continuar esse papo.