Organização pessoal e produtividade no trabalho
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Eu trabalhei um pouco mais de 12 anos no mundo corporativo antes de passar a me dedicar exclusivamente aqui a Avesso do Caos. Trabalhei boa parte deles com gerenciamento de projetos e processos. "Projetos sempre atrasam" era a frase que eu mais escutava, mas eu não achava que isso tinha que ser normal, era sinal de que algo estava errado.
Durante essa minha experiência em projetos descobri que duas são as coisas principais que contribuem para os atrasos em projetos: estimativas mal feitas (projetos mal vendidos em suas propostas e equipe sem noção nenhuma de como estipular prazos reais levando em conta seus limites) e desorganização. Você já deve ter sacado qual eu vou comentar nesse post, não é verdade?
A desorganização em uma empresa chega a ser impressionante. A gente pensa que organizações que possuem metodologias, processos e áreas inteiras para cuidar da administração do seu funcionamento seriam organizadas, mas a verdade é que está bem longe disso. Quanto maior a empresa, maior é também o desafio. O motivo? Na maior parte das vezes, as pessoas.
A desorganização de cada pessoa contribui para a desorganização geral de um projeto e, em última instância, de todo o ambiente de trabalho. Vou abaixo citar alguns exemplos para ilustrar:
- Falta de rotina estruturada e planejamento - se um funcionário não se planeja, deixa de fazer atividades, ou as faz em cima da hora, o que acaba impactando no seu horário de trabalho (atrasos e ausências ou o pior: estar na empresa apenas de corpo presente, com a mente em outros lugares).
- Ausência de processo de gestão das informações (pendências, projetos, agenda e ferramenta de e-mail) - se não tem processo, você fica refém das urgências, o que a curto prazo funciona, mas a longo prazo representa um problema grave de visão estratégica e melhoria real.
- Atrasos e má administração do tempo - nem precisa explicar né? Quem aqui não foi afetado ou afetou a produtividade do time por causa disso?
- Falta de compromisso com prazos e estimativas - quando você acha que sabe, quando tem certeza que vai dar tempo, quando você se superestima, quando você acha que tudo bem e que aquilo não tem impacto mesmo sem ter alinhado com pessoas que talvez tenham a visão completa do impacto das suas atividades.
- Desequilíbrio entre o trabalho e as demais áreas da vida - isso gera irritação, mente confusa, cansaço e falta de força de vontade para realizar as atividades quando acontece por muito tempo.
- Ausência de objetivos pessoais - quando você não sabe o que deseja, o que é importante pra você, o que quer da sua carreira, o dia a dia no trabalho vira apenas rotina e suas atividades são feitas sem envolvimento, o que compromete o seu resultado.
- Desconexão dos objetivos pessoais com os objetivos da empresa - a maioria não tem clareza nem dos seus objetivos nem dos objetivos da empresa, mas ainda que essa clareza exista, se as duas coisas não estiverem alinhadas o seu trabalho pode contribuir para a sua insatisfação pessoal e suas atitudes podem impactar os objetivos da empresa.
- Reuniões improdutivas e comunicação desordenada - minha gente, quem nunca foi em reuniões intermináveis que não forma pra lugar nenhum ou que poderiam tranquilamente ter sido e-mails? E quem nunca recebeu e-mails sem clareza em que foi preciso uma troca interminável de outros tantos e-mails e re-trabalho até que se chegasse no resultado esperado?
É por isso que as empresas deveriam investir mais em capacitar os funcionários em organização pessoal e é por isso também que você precisa se preocupar com isso se quiser se desenvolver e se diferenciar na sua carreira (qualquer que seja ela).
Nessa mudança de era que estamos vivendo onde a sobrecarga e as evoluções tecnológicas inundam os ambientes de trabalho, o seu diferencial em termos de produtividade será a sua organização pessoal. Pensa nisso e se precisar de ajuda me chama.
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