Organização digital na prática: minha classificação das informações
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Como você classifica seus documentos, arquivos, fotos, aplicativos? Ordem alfabética, data de modificação, tipo, área da vida, tema... Varia para cada tipo de informação e aplicativo ou é uma base única que você adapta as ferramentas? Muitas perguntas difíceis de responder? E quanto a como você faz para encontrar as informações quando você precisa? Difícil também? Provavelmente uma coisa tem a ver com a outra e hoje eu vou te dar alguns exemplos disso.
Algumas semanas atrás fiz um post explicando a importância de pensar sobre a classificação das informações digitais e seu uso como parte da organização digital e nos comentários me pediram exemplos para ilustrar, facilitar a aplicação e inspirar a reflexão pessoal. Hoje então eu resolvi contar como eu faço por aqui.
Eu acredito que classificar as informações digitais tem a ver com entender as suas atividades e como elas se relacionam para facilitar o seu processo de busca e a realização em si das atividades.
Para começar a te explicar a minha classificação e uso que faço das informações acho importante comentar como elas estão distribuídas nos dispositivos (dispositivos são os espaços virtuais que guardam e/ ou acessam informações). Hoje os meus dispositivos são basicamente o celular, o notebook, um HD externo e a nuvem (Considero o google drive um dispositivo apesar de não ser algo físico). E as minhas informações estão organizadas nesses dispositivos de acordo com o uso que faço delas, com o status da informação.
Por exemplo: o celular e o notebook são usados por mim para trabalhos em andamento e informações em elaboração, ou seja, são espaços temporários de armazenamento. O armazenamento mais completo dos arquivos fica na nuvem (a nuvem também é onde eu deixo arquivos compartilhados que são alterados por outras pessoas em conjunto) com backup no HD externo e os arquivos vão sendo migrados para eles periodicamente após finalizados .
Tanto no celular quanto no computador eu tenho informações em pastas de arquivos e em aplicativos como o Evernote, o Trello e o Google Calendar, por exemplo. Nesse caso, as informações ficam na nuvem do próprio serviço do aplicativo e eu faço backups e extrações periodicamente.
Tudo isso que eu falei é o uso que eu faço, mas isso tem uma relação direta com a classificação das informações pra mim. É com base nisso eu que eu monto a minha taxonomia pessoal, inclusive. Deixa eu te mostrar então quais são as minhas categorias atuais para classificação das informações:
- Estado da Informação:
- Referências: materiais que são utilizados para consulta e inspiração e foram criados por outras pessoas
- Apoio: modelos, documentos e checklists a serem usados como base para realização de atividades
- Histórico de criação: coisas criadas por mim que já estão finalizadas
- Criação em andamento: coisas criadas por mim que estão em andamento
- Área da Vida
- Avesso do Caos: todo material relacionado ao meu negócio envolvendo conteúdo, produtos e serviços, separado por projeto.
- 3D Ordem: todo material relacionado a essa parceria envolvendo conteúdo, produtos e materiais de apoio
- Outras parcerias: materiais produzidos como convidada, como posts, palestras, lives e tudo que foi ideia de outras pessoas ou empresas onde eu entrei como Alice diretamente
- Estudos: materiais de cursos, pesquisas e áreas de interesse
- Autoconhecimento: materiais e registros pessoais
- Tipo:
- Post
- Roteiro
- Newsletter
- Anotações de estudo
- Registros oficiais
- Material
Eu uso essas categorias para customizar os aplicativos e dispositivos (e até para os papeis). Uma observação importante é que não uso todas as classificações em todos os aplicativos e dispositivos, alguns aplicativos são específicos para alguma área da vida ou estado da informação e é o mapeamento do que fica onde que é o mais importante no meu caso.
Vou dar um exemplo: quando eu estava fazendo o desafio setembro do desapego, eu usava o Evernote no notebook para gerar os materiais. Naquele momento, foram gerados posts, roteiros de vídeo, anotações de estudo e newsletters (Tipos) na área da Vida Avesso do Caos, no Estado da informação Criação em andamento. No Evernote eu tinha um caderno para o desafio dentro do caderno Avesso do Caos e tinha etiquetas para classificar os tipos e estado da informação. Quando eu finalizei, migrei os materiais finalizados para a nuvem na pasta do projeto Desafio Setembro do Desapego que fica dentro da pasta Avesso do Caos distribuídos nas respectivas pastas por tipo.
Perceba que em cada dispositivo e aplicativo a estrutura é diferente (pastas, cadernos, notas, arquivos), em um lugar eu posso ter como estrutura raiz central o estado da informação e em outro a área da vida. O mais importante é que a lógica de classificação é a mesma e que não há duplicidade de informação ou transposição nas classificações de cada critério, o que facilita a minha busca.
Outra coisa importante de perceber é que o nosso critério de classificação, vai mudar com o tempo. No post em que falo um pouco sobre taxonomia pessoal, ela era um pouco diferente do que eu trouxe aqui hoje, era um pouco mais engessada. Conforme a minha vida foi mudando, eu fui ajustando e isso é um processo contínuo que eu recomendo que você também faça por ai.
Lembra também que esse é só um exemplo, o meu exemplo, para ilustrar os conceitos e te inspirar. Eu sugiro que você veja outros exemplos também. O Rafael do Blog Sua Produtividade (já entrevistei ele aqui e tenho feito alguns posts como convidada lá também) fez um post com esse mesmo tema por lá (sim, a gente combinou) dando o exemplo dele e ficou super legal e didático, recomendo.
Na classificação dele, por exemplo as categorias principais são: Documentos, Referências, Pessoal (finanças, estudos, viagens e saúde) e Profissional (com seus projetos). Provavelmente a mente dele já separa as coisas dessa maneira e visualiza precisamente onde cada coisa se encaixa. Aliás, achei incrível a consciência dele a respeito do funcionamento do seu sistema.
Já eu, de fora, olhando a estrutura dele sem conversar com ele (ou ler o post, claro), ficaria meio confusa na hora de classificar um atestado médico, digamos. Pessoal ou documentos? E é aí que está o ponto: não existe certo e errado. Meu objetivo com esse comentário é te mostrar o quanto é pessoal a classificação de cada um e como não faz muito sentido seguir modelos e padrões ao invés de fazer um mergulho pessoal mais profundo, percebe?
Eu espero que esse meu post (e o do Rafael também) tenham te ajudado a refletir sobre a maneira com que você classifica suas informações e te inspirado a montar a sua taxonomia. Compartilha aqui com a gente nos comentários como funcionam as suas categorias e vamos continuar esse papo.
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