A habilidade de delegar tarefas e cobrá-las
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Você vive sobrecarregado, então resolve tomar uma atitude e pedir ajuda. Repassa todas as suas atividades e decide que outra pessoa poderia estar fazendo algumas daquelas coisas que estão com você. Para economizar seu tempo, você resolve delegar! natural, fácil, seus problemas acabaram! Ou não...
Desculpe te tirar da ilusão e te trazer pro mundo real, mas delegar não é se livrar de uma tarefa, muito pelo contrário. O que você repassa para outra pessoa é a realização da atividade e não a responsabilidade da conclusão da mesma. Por isso, você precisa acompanhar de perto o que está acontecendo para não ter surpresas.
Poxa, será que não é melhor fazer eu mesmo então? Calma, não precisa ser assim radical, afinal, você não vai dar conta de tudo sempre e delegar é uma saída honrosa e responsável que otimiza seu tempo. Vou te ensinar como delegar sem sofrer, vamos por partes...
O que eu posso delegar?
Ao contrário do que pode parecer, não é tudo que pode ser delegado. Você certamente possui atividades críticas que são sua função de especialista no cargo em que ocupa. As tarefas que você delega são aquelas de suporte a essas atividades base, que não dependem diretamente do seu conhecimento particular e que demandam de você apenas uma validação posterior. Uma boa maneira para identificar o que você pode delegar é listar tudo o que está sob sua responsabilidade no momento, ou pegar o histórico do que você fez e dos e-mails que recebeu nas duas últimas semanas. Revise essa lista e veja se o que foi listado precisava ter sido feito por você unica e exclusivamente ou se caberia a outra pessoa.
Qual a minha responsabilidade?
A sua responsabilidade é tudo o que foi solicitado a você e você concordou em realizar. Sim, você pode discordar e resolver não assumir a responsabilidade de algo que lhe foi passado se entender e conseguir argumentar que não é a melhor pessoa para executar essa atividade. Eu sei, rola um medo, mas ter consciência do que você pode ou não fazer é super importante em qualquer situação. Mas enfim, sua responsabilidade com qualquer atividade no seu colo é entregar com qualidade e dentro do prazo acordado. Essas expectativas devem ser alinhadas com antecedência. O que está sob sua responsabilidade não precisa necessariamente ser feito por você, mas precisa ser supervisionado e ter sua autorização para ser entregue. Mesmo que você delegue, se era seu, você precisa acompanhar.
Como acompanhar?
Negocie isso com a pessoa a quem você delegou a atividade. Perceba se ela precisa de ajuda, passe o conhecimento necessário, fique disponível para tirar dúvidas. Procure periodicamente a pessoa para perguntar se está tudo correndo de acordo com o planejado e peça para ver versões rascunho antes do prazo final. Faça reuniões de alinhamento, converse, dê sugestões. Mas deixe que a pessoa faça o trabalho. Confie, dê liberdade, mas fique de olho.
Como garantir qualidade e prazo?
Com um bom acompanhamento e validação prévia. Ou seja, o trabalho precisa ficar pronto antes do prazo para que você tenha tempo de validar e fazer ajustes, caso necessário.
Não é exatamente fácil, mas é uma habilidade super importante para você desenvolver na vida. Até porque ajuda a desenvolver também as pessoas a sua volta. Demonstra uma boa dose de maturidade confiança e cuidado. Tenta e me conta....
Ou descreve no comentário sua maior dificuldade para que eu possa te dar dicas e te ajudar.
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