Organização digital - Classificação e uso das informações

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Hoje eu quero falar da parte que eu mais gosto na organização digital que é o mapeamento da classificação das informações digitais. Na consultoria eu atuo fortemente nessa etapa, me divirto no processo e acredito que seja um bom lugar pra começar a organização digital. Nesse post eu vou te contar porque.

A nossa vida tá migrando pro digital e ela é composta de muitas áreas que reúnem atividades diferentes que costumam usar e gerar um volume considerável de informações. Textos, arquivos, mensagens, fotos, imagens, vídeos, áudios, livros, apostilas, anotações, bilhetes, referências....podia ficar aqui até amanhã listando tudo que é coisa que a gente armazena e gera no mundo digital, mas eu acho que você já pegou a ideia e já concordou que organizar é preciso, certo?

O ponto então passa a ser como colocar ordem nesse caos e como separar as informações de um jeito que faça sentido. A primeira coisa que a gente precisa perceber é porque a gente precisa separar as informações e o motivo é facilitar o acesso quando necessário, concorda? Esse entendimento é importante porque ele é a base de tudo. Você categoriza pra ficar mais fácil encontrar depois, então a lógica da categorização é bem particular de cada um.

É por isso que eu acredito que não existam regras do tipo categorize por ano, por autor, por ordem alfabética, por <coloque aqui qualquer regra que você já ouviu alguém dizer>. É você que tem que definir o que faz sentido pra você respondendo, a cada nova informação a ser armazenada, a pergunta: como eu vou procurar por ela daqui a 10 anos? Isso ajuda a colocar as coisas em perspectiva.

A classificação então tem a ver com a sua vida e como você lida com as suas coisas. Por área, assunto, formato, ordem cronológica, tema... Vá em frente! É isso que vai compor a sua taxonomia pessoal, que é um jeito pomposo de dizer que você precisa documentar em um mapa as categorias e a relação entre elas. E se sua vida muda, suas classificações também mudam, o que significa que essa mapa é apenas uma foto do momento e precisa ser atualizado constantemente.

A classificação/ categorização das informações e o seu fluxo vai ser a base também para você customizar as ferramentas e aplicativos que utiliza, estruturar as pastas nos seus dispositivos e para a sua organização digital (e de vida, porque não) como um todo.

Pode não ser um processo fácil, porque existem diversas formas de classificar e é como se você estivesse colocando etiquetas diferentes para cada categoria. Uma foto pode ser classificada quanto ao ano, ao evento, a área da vida, ao projeto, ao tipo e ao que mais você inventar. E é garantindo que você vai classificar corretamente o que você tem ou cria que você conseguirá encontrar mais facilmente depois, usando os mesmos cruzamentos para filtrar.

Uma estratégia que ajuda é pensar no uso que você dá as informações. Para quais atividades você utilizaria aquela foto do exemplo? Em que situação fotos parecidas são geradas? E você pode também refletir ao contrário, listando as atividades que realiza no seu dia a dia e a partir dessa lista pensar nas informações que são utilizadas como entrada e que são geradas a partir da sua realização. Por exemplo: eu uso um livro para gerar um roteiro que vira um vídeo pro Youtube. Entender esse fluxo me ajuda a classificar melhor.

Resumindo, classificar as informações digitais tem a ver com entender as suas atividades e como elas se relacionam e isso é importante porque torna mais fácil o processo de busca e a realização das atividades em si e é aí que a organização acontece.

Alice Santos - Avesso do Caos

5 comentários

Puno31 de outubro de 2020 às 05:08
Ótimo post. Você podia "falar" um pouco sobre LGPD?
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Pierre-Louis3 de novembro de 2020 às 19:33
Eu acho extremamente pertinente, cada um organizar-se de acordo com seu uso, mas acho também bastante pertinente ter "modelos", no sentido de exemplos de como as pessoas se organizam, pois você pode ter visões que por você mesmo não pensaria... e adapta-las (antropofágicamente) a tuas necessidades. A troca é uma grande estimuladora de inovações.
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