Meu processo e ferramentas de gestão da informação

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Algumas semanas atrás eu falei sobre minhas caixas de entrada e fiquei pensando: porque não compartilhar o que eu uso no processo todo de gestão de informação? Quer saber que ferramentas eu uso e como eu faço? Então fica comigo e lê o post até o final.

Durante o mês de Novembro eu estou fazendo o meu planejamento pessoal e o planejamento da Avesso do Caos para 2018 e uma das atividades que eu fiz logo nessa primeira semana foi a de revisar e mapear o meu processo de gestão das informações.  E posso te dizer que esse é  um passo que eu super recomendo que você faça por aí também. Saber como lidar com as informações que chegam, como coletar e como armazenar é essencial para uma rotina produtiva.

Pra início de conversa, o que eu quero dizer com Processo de Gestão da Informação? Somos bombardeados de informações a cada segundo e o processo de gestão da informação é o passo a passo que você pode estruturar para lidar com isso. O que você faz com as informações? De onde elas surgem? Onde você armazena? Se você não definiu um processo para chamar de seu, a hora é essa! Afinal, se você não está controlando as informações elas provavelmente estão controlando você!

Em linhas gerais o processo deve conter as etapas principais de coleta, processamento e armazenamento.
  • Coleta: de onde vêm as informações e onde elas ficam temporariamente até que você as processe.
  • Processamento: ação a ser realizada com aquelas informações (pode ser de jogar fora a simplesmente armazenar) 
  • Armazenamento: onde as informações ficam para quando você precisar delas.
Agora deixa eu te contar como eu faço e que ferramentas eu uso:
  • Coleta: já contei no post sobre caixas de entrada, então não vou me alongar, mas só pra citar, eu coleto tudo que recebo nas seguintes ferramentas: caixa de entrada nos emails para os emails, caderno Caixa de Entrada no Evernote (para links, sites, videos e posts interessantes. Resumindo: tudo de interessante que tá pela internet e eu acho que vale a pena dar uma olhada), caderninho físico para ideias e ações (sabe aquelas coisas que surgem na mente do nada? É pra lá que vai) e minha pasta de Downloads no notebook (para todos os anexos, arquivos baixados e produzidos. Aqui é onde eles nascem).
  • Processamento: processamento como o nome já diz é ação, é simplesmente reservar um tempo pra consultar todas as ferramentas de coleta e decidir o que fazer a respeito de cada uma delas. E no processo ir limpando as ferramenta de coleta retirando o que já foi processado. 
  • Armazenamento: eu uso o Google drive para os meus arquivos, os cadernos do Evernote para minhas notas, pastas de arquivamento nos emails. O mais importante não é a ferramenta em si, é a estrutura. E, nesse caso, todas as minhas seguem a minha taxonomia pessoal (fiz um post sobre isso aqui e revisei esse mês como parte do meu planejamento para 2018).
No dia a dia, para acompanhar as ações em andamento eu uso:
  • Trello: para gerir projetos, ou seja, conjunto de atividades relacionadas entre si com inicio e fim definido. Ou também para gerir ações compartilhadas por um time (uso muito na consultoria com meus clientes e com os grupos de trabalho que participo).
  • Google Calendar: ele está integrado com o trello e com o calendly (onde agendo as minhas sessões de consultoria) e é onde eu adiciono os compromissos e lembretes como aniversários e eventos.
  • Bullet Journal: já falei sobre diário em tópicos aqui e agora ele faz parte do meu processo de gestão do meu dia a dia. É onde registro a minha rotina, onde fica o planejamento da minha semana, mês, ano. No dia da revisão e processamento (o que acontece semanalmente no meu caso) ele é a minha base.
Não saio de casa sem bulled journal, celular e caderninho físico. Isso é o que preciso para acessar praticamente qualquer informação. É tipo meu kit de sobrevivência básico. E você? Qual o seu kit de sobrevivência no mar de informações para não se afogar?


Quer saber mais sobre produtividade e gestão da informação? Dá uma olhada no meu e-book "Produtividade e Caos". 

Quer saber mais sobre planejamento anual? Assina a news que Novembro é o mês de planejmento por lá.

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