Sobre Caixas de Entrada

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Outro dia estava conversando com minhas parceiras da 3D Ordem sobre Organização Digital e comentei sobre minha rotina de triagem e revisão das informações digitais utilizando a minha pasta de downloads como Caixa de Entrada. E só nessa conversa eu percebi que nem todo mundo usa a pasta de downloads da mesma forma. Nenhuma das minhas duas parceiras, aliás, usava da mesma forma que eu e elas me disseram: você precisa falar sobre isso!
Por isso aqui estou, para contar como eu uso a minha pasta de downloads como minha caixa de entrada no meu notebook.

A primeira coisa que preciso te explicar é que pasta é essa. Se o seu computador for Windows, ela se chama Downloads mesmo, se o seu computador for Mac, ela se chama Transferências. Essa pasta vem configurada como padrão para ser o destino de todos os arquivos que você baixa na internet ou nos seus e-mails, caso você não escolha a opção "Salvar Como" e direcione para a sua pasta de preferência. 

E aí está a primeira diferença no meu processo. Eu nunca escolho salvar em outro local a não ser na pasta de Downloads quando baixo qualquer coisa no meu computador. E porque diabos eu faço assim? Porque eu prefiro concentrar tudo oem um único local e deixo para organizar quando estiver realizando meu processo semanal de revisão e planejamento.

Deixa eu te contar...eu tenho várias caixas de entrada, veja:
- Caixa de entrada do e-mail - e-mails que chegam e ainda não foram processados (eu usava a caixa de entrada como armazenamento mas depois que a Gabriela Brasil me sugeriu diferente minha vida nunca mais foi a mesma).
- Caderninho de anotações - um caderno mesmo que eu levo comigo onde eu vou e uso para descarregar tudo que vai surgindo na minha mente, de atividades a anotações, telefones, dicas, ideias...uma espécie de memória auxiliar que armazena todas as minahs micro anotações até que eu as processe.
- Caixa de entrada do Evernote - estou começando a usar o Evernote para armazenar minahs notas digitais e tudo que capto na internet e acho interessante eu salvo em um caderno chamado caixa de entrada no programa Evernote e elas ficam lá até serem processadas.
- Pasta de Downloads do computador - que contém todos os arquivos que eu baixei no computador até que sejam processados.

Aí, uma vez por semana, normalmente no final de semana, eu olho todas essas minhas caixas e processo. E processar é decidir o que fazer com a informação, o que pode significar:
- Eliminar - deletar mesmo que não faz mais sentido. Seja porque a ação já foi feita ou porque era lixo mesmo desde o início. Vale para e-mails, arquivos, anotações. 
- Delegar - Encaminhar pra quem tem de fato que tomar alguma ação com aquilo e então liberar espaço na caixa de entrada.
- Realizar imediatamente - se for rápido, melhor fazer logo.
- Planejar a realização - se não der pra fazer rápido, entender o que precisa ser feito, os passos necessários, consolidar o material necessário num mesmo local como um projeto e então agendar a realização.

O importante é durante o processamento decidir o que fazer com tudo que foi armazenado e entender o motivo pelo qual faz sentido manter essa informação. Só porque você tem espaço não é motivo suficiente para manter algo. A informação deve existir ou para dar suporte a alguma ação, ou ser guardada como inspiração para um momento futuro, ou ainda para ser guardada para consulta.

O objetivo de manter as informações nas caixas de entrada até o momento do processamente é, então, facilitar o processamento e a ação. Conforme as ações vão sendo realizadas as informações nas caixas de entrada vão então para seus locais de destino, que pode ser o lixo ou alguma outra pasta, caderno ou caixa.

E você como faz? Esse é o jeito que encontrei para me organizar melhor e ser mais produtiva no meu dia a dia. Quer saber mais sobre produtividade e gestão da informação? Dá uma olhada no meu e-book "Produtividade e Caos".

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