Como organizar as informações através da criação de uma Taxonomia pessoal

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Hoje quero falar um pouco sobre essa ferramenta que pode te ajudar muito na organização. Eu fui apresentada a essa possibilidade no curso de organização digital da Gabriela Brasil essa semana e acho que você também pode se beneficiar dela não apenas para organizar seus arquivos digitais.

O que é: taxonomia é a classificação, categorização e organização de informações. Criar uma taxonomia pessoal é então criar um mapa das suas informações, é a categorização das áreas da sua vida.
Benefícios: o Christian Barbosa autor do livro "A Tríade do Tempo" fala que "o maior problema da organização pessoal e profissional é a falta de um padrão unificado para organizar arquivos, pastas, e-mails, etc". A Taxonomia pessoal é o que pode ajudar a definir esse padrão. É o mapa de como você se relaciona com as informações a sua volta em um sentido mais amplo e com esse mapa em mãos fica mais fácil você setorizar, categorizar, definir um lugar para cada categoria. Resumindo, a taxonomia pessoal é a base para facilitar a organização de dados e informações através de uma definição lógica e consequentemente mais fácil de manter.
Como aplicar:

Pense na forma com a qual você lida com as informações, no que você processa diariamente e crie o mapa da sua taxonomia. Para isso, liste as áreas principais da sua vida com os macro-assuntos de seu interesse ou seus principais papeis que desempenha diariamente e depois vá listando as subcategorias associadas. Um mapa mental é uma boa forma de fazer isso pois torna a categorização visual, facilitando a memorização (Já falei sobre mapas mentais nesse post aqui).
Com esse mapa como base, coloque a mão na massa e organize seus arquivos e documentos e o processo com o qual você lida com as informações classificando essas informações de acordo com a sua taxonomia pessoal. Crie uma estrutura de pastas no seu computador por exemplo seguindo essa taxonomia e vá distribuindo os arquivos nos respectivos assuntos.
Revise esse mapa, observando seus documentos (virtuais ou físicos), e-mails, correspondências, todos os meios pelos quais você recebe informação. Atualize com o que tiver ficado de fora inicialmente.
Verifique se alguma categoria existente não faz mais sentido. O descarte aqui também é parte do processo. A visão geral que o mapa apresenta facilita o entendimento e a visualização de possíveis inconsistências com seus objetivos e prioridades. Limpe as informações junto, caso entenda que elas não devem mais fazer parte da sua taxonomia e consequentemente da sua vida.

Como eu fiz: eu defini a minha taxonomia pessoal essa semana. Pensei no que entendi que seriam as áreas da minha vida que mereciam classificação por terem objetos, documentos e informações relacionadas e desenhei na ferramenta mindmeister. O resultado foi essa figura que ilustra o post. Ela tem me ajudado tanto na organização dos meus arquivos digitais quanto na estruturação dos meus planos e metas. É importante lembrar que ela é viva e vai estar sempre mudando conforme sua vida for mudando também ou você for se lembrando de áreas que não havia mapeado antes. Eu por exemplo fui acrescentando conforme fui encontrando arquivos sem classificação no meu notebook (estou colocando a mão na massa e organizando a minha vida digital, faço um post mais detalhado sobre isso em breve). O que posso te dizer é que essa abordagem facilitou a maneira como eu armazeno e processo as informações. Por mais organizada que eu já fosse eu ainda não pensava nas informações da mesma maneira que eu lido com meus objetos por exemplo, categorizando e setorizando. E esse insight que veio no curso da Gabriela trouxe para minha vida digital uma praticidade e produtividade que eu já experimento no meu dia a dia.

Meu ponto é que usar essa taxonomia para organizar seus arquivos e informações é o mesmo que inventariar, categorizar e setorizar os objetos na sua casa (um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar) e os benefícios também são os mesmos. Viva a organização em seu sentido mais amplo e crie a sua taxonomia pessoal.

Tenta fazer a sua também e me conta como foi aplicar essa técnica nas suas organizações por aí.