Vamos falar sobre seus e-mails?

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Como está a sua relação com seus e-mails? Caixa de entrada lotada de e-mails não lidos? Muitos e-mails diferentes para gerenciar?  Que tal falarmos um pouco sobre como lidar com os seus e-mails?
Se você parar para analisar, provavelmente perceberá que o volume de informações que recebemos por e-mail é altíssima. E você já deve ter percebido também que lidar com esse volume de informação demanda tempo e gera estresse diariamente. Com organização é possível minimizar esse impacto e as dicas abaixo foram escritas para te ajudar nisso.
- Entenda a sua situação.  Passeie por suas caixas de e-mail analisando que tipo de informação recebe, quantas caixas de entrada possui e qual o volume diário de informações. 
- Triagem também é importante.  Saia de listas das quais que não participa, peça para parar de receber notificações de sites ou empresas que não quer acompanhar mais, jogue na lixeira o que não é do seu interesse. É bem provável que boa parte do volume vá embora. Eu arriscaria que quase a metade.
- Defina uma estrutura de armazenamento.  Você pode escolher separar por temas e criar uma pasta para cada uma ou manter apenas uma caixa única com o histórico. Eu passei bastante tempo adotando a subdivisão em pastas e percebi que funciona melhor para mim ter apenas uma pasta de histórico fora a caixa de entrada. Descobri na internet que alguns pesquisadores do Instituto de Pesquisa IBM Almaden nos Estados Unidos fizeram um estudo para descobrir o melhor método e o resultado foi que aqueles que não possuíam pastas para classificar os e-mails acharam as mensagens mais rápido. O assunto é polêmico e eu prefiro insistir na máxima de que não existem regras. O importante é funcionar para você, qualquer que seja a estrutura escolhida. Experimente por si só e chegue a suas conclusões.
- Defina uma rotina para gerenciamento diário dos emails. Aqui é que a organização de fato acontece. Você precisa processar os seus e-mails periodicamente e definir o que fazer com o que chega nas suas caixas de entrada. Eu vejo as seguintes ações:
  • Resolver imediatamente o que pode ser feito em pouco tempo. Por exemplo, se você recebe um e-mail de alguém pedindo um arquivo pequeno que está salvo na sua máquina e você já sabe onde está, é só responder com o tal arquivo e fim.
  • Separar e sinalizar o que estiver aguardando retorno. Você pode receber um e-mail de alguém te dizendo que irá enviar um documento para você daqui a uma semana para você revisar. Ou você pode receber um e-mail pedindo para você fazer alguma atividade que depende de uma informação de alguém, dispara logo um e-mail solicitando essa informação e sinaliza o e-mail original (marca como não lido na caixa de entrada ou separa em outra pasta, como preferir). Você pode também criar uma tarefa com lembrete para algum momento mais a frente para reforçar.
  • Agendar atividades relacionadas aos e-mails que dependem de alguma ação da sua parte mas que para executar essa ação você precisa de um tempo maior. Você pode receber um e-mail de alguém pedindo um relatório, estudo, elaboração de um produto e isso com certeza não é algo que você vai responder rápido. Inclua a atividade no seu controle de tarefas (definindo prazo e lembretes) e mantenha o e-mail para responder quando tiver finalizado a atividade (você pode manter na caixa de entrada com algum tipo de sinalização ou criar uma pasta para isso).
  • Armazenar, apenas para o que precisa ficar registrado como histórico para consulta. Quando receber um e-mail com uma ata de reunião onde foi tomada uma decisão importante ou documentos que precisam ser armazenados para uso futuro.
  • Deletar para tudo que tiver sido resolvido sem necessidade de acompanhamento ou para o que for spam e lixo.
- Desative as notificações. Ficar recebendo alarmes a cada e-mail novo que chega só vai tirar o seu foco. O ideal é definir horários para processá-los. Quanto tempo e quantas vezes ao dia depende muito do teor dos e-mails que costuma receber. Para e-mails de trabalho acho que uma vez ao dia é o mínimo.

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2 comentários

  1. Interessante essa ideia de não separar por pastas ser mais produtivo, não tinha pensado nisso! Vou repensar como organizo os meus. Confesso que para e-mails do trabalho fico com um pouco de "medo" de parar de separar por pastas e perder o controle eheheh :p

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    1. Da mesmo medo JP! Mas o mais importante para funcionar é a rotina de gerenciamento. Você viu que na verdade a caixa de entrada vai ficar só com o que necessita ação da sua parte? a pasta de arquivamento vai ter tudo de histórico. Se funciona pra vc com a quebra em pastas, não muda não. Uma boa ideia pode ser experimentar nos e-mails pessoais e ver o que acha antes de aplicar no do trabalho, que tal? Depois me conta! ;)

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