Faça bom uso do seu calendário

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Todo mês eu envio um PDF com o calendário para os assinantes da minha newsletter com a visão geral do mês e o detalhamento das semanas. Essa semana, lendo o livro "Vida Organizada" da Thais Godinho fiquei pensando que poderia ser uma boa dar algumas dicas sobre como fazer melhor uso desse mimo. Já falei um pouco sobre agendas no post "Como conciliar as agendas", dá uma olhada se quiser ler um pouco mais sobre o assunto. Vamos la:

  • O que incluir no calendário: a Thais sugere incluir compromissos (tudo que tem data e horário definido), atividades de rotina (tempo de deslocamento e dia-adia mesmo), Lembretes e prazos (informações que você precisa acessar em dias determinados). Como o Calendário tem um espaço um pouco menor, sugiro incluir compromissos e lembretes/ prazos apenas. Para isso funcionar, estou assumindo que as atividades de rotina você já conhece de cabeça o que não significa que você não deva levá-las em consideração ao preencher os horários para as atividades que serão registradas. Outra coisa, na visão geral do mês inclua as atividades em um nível mais macro. Deixe para detalhar ou fazer referências na visão semanal, combinado?
  • Outras atividades: Você vai perceber que no calendário da Avesso do Caos existem algumas linhas para listar outras atividades. Esse espaço é importante pois existe sempre uma lista de atividades sem prazo que você precisa manter para encaixar nos momentos disponíveis que existirem. Sugiro que não distribua essas atividades nos dias da semana previamente. Apenas liste o que precisa ser feito em ordem de prioridade e revisite a lista sempre que houver um espaço vago. Mas lembre-se de respeitar seus limites. Ás vezes, mesmo tendo o tempo necessário não vale a pena encaixar atividades, não tem nada errado em precisar de um momento livre de descanso, ok?
  • Use cores para cada categoria de atividades: você pode usar uma cor para cada categoria citada acima ou criar sua propria legenda como uma cor para atividades dos filhos e outra para as suas; uma cor para coisas pessoais e outra para o trabalho, enfim...o que funcionar melhor para você. O importante aqui é facilitar a visualização e reconhecer facilmente o que precisa ser feito primeiro.
  • Planejamento: sugiro usar o final de cada mês para planejar o mês seguinte, distribuindo as atividades nos dias do calendário. Além disso, toda semana, eleja um dia para planejar e revisar o planejamento da semana seguinte. Eu costumo fazer isso ás segunda-feiras.
  • Você não precisa fazer tudo: eu já falei disso aqui em outros posts mas não custa lembrar da importância de reconhecer seus limites, aprender a dizer não e associar suas atividades diárias a seus objetivos dando prioridade ao que de fato é importante para você.
  • Revisão e acompanhamento: não adianta registrar no calendário se você não for lá ler o que precisa ser feito, não é? Então sugiro manter o calendário em um lugar acessível e visível. Além disso, inclua na sua rotina verificar pelo menos duas vezes por dia as atividades planejadas. No meio do dia para relembrar o que precisa ser feito e no final do dia para checar o que foi executado e organizar o que é preciso para o dia seguinte.

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