Organização e Planejamento - gestão de projetos aplicada ao cotidiano

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Calendário, agenda, lista de atividades, cronogramas, planilhas financeiras, aplicativos. Exagero ou necessidade?
A resposta depende do quanto essas coisas todas te ajudam a ter controle sobre sua rotina, seu tempo, sua vida. Você precisa tentar ter algum nível de controle sobre o seu dia, a sua rotina. Digo "algum nível" porque não dá para controlar tudo, é humanamente impossível, a natureza humana e tudo à sua volta muda o tempo inteiro, não dá para mapear todas as variáveis. Mas, dá para tentar e, principalmente, dá para definir planos de contingência, ou planos B para quando seu plano A não der exatamente certo. Eu tô falando de planejamento!

Eu trabalho com gestão de projetos desde que me formei a 10 anos atrás e planejamento e gestão de riscos é boa parte do que fiz desde então. E o que eu aplico lá em projetos, podemos e, no meu ponto de vista, devemos, aplicar em nossas vidas, para nossos mini projetos pessoais, como uma forma de organizar e controlar melhor nosso tempo.
Coloco abaixo as fases de um ciclo comum de gestão de projetos e você vai ver como ele tem tudo a ver com a metodologia da Avesso do Caos que falei nesse post aqui, até porque a metodologia é para ser aplicada a um 'projeto de organização'.

  • Iniciação: Fase de identificação das necessidades, da viabilidade, orçamentos e cronogramas, a equipe que irá trabalhar e a proposta. Esse é a motivação, o Chega de Caos!
  • Planejamento:  Estudos e análises,recursos e o detalhamento do plano. Esse é o Mergulho no Caos.
  • Execução:  Execução dos planos do projeto, coordenação de pessoas e outros recursos para executar o plano. Esse é o Virando o Caos do Avesso
  • Finalização: Aceitação formal do projeto (com verificação de escopo) ou fase para a sua finalização. Esse é o Avesso do Caos.

Além dessas fases, existe a fase de Controle onde é feito o monitoramento, controle e modificações do projeto como um todo. Seria um pouco sua auto-critica em cima do seu trabalho de organização.

E onde mais no seu dia a dia você poderia aplicar as etapas acima, além de em um projeto de organização, como falamos na metodologia? Em tudo que tenha começo e fim bem definido (essa é a definição de projeto). A gestação de um bebê, a compra de um carro, a escolha da escola das crianças, a sua meta de emagrecer os quilinhos extra até aquela festa importante. Tudo tem início e fim definido. E em tudo isso é importante levantar as necessidades, estudar a viabilidade, detalhar os passos e prazos para chegar lá, executar e acompanhar até o fim, quando você vai comemorar seu sucesso.

Acho que você já entendeu que sua vida está cercada de pequenos projetos, certo? Então, você precisa entender também que, como em projetos de maior porte, a parte mais importante é o planejamento. Sem um bom planejamento os projetos fracassam em sua maioria. É fácil ver essa relação quando falamos de algo grande como o projeto do desenvolvimento de um novo produto da Apple, ou o projeto de lançamento de um novo foguete para o espaço, mas pouca gente consegue traçar um paralelo com o seu dia a dia. Só porque os custos da Nasa ou da Apple não chegam nem perto do seu orçamento doméstico não significa que você não precise levantar e medir os riscos de investir o seu dinheiro, ou levantar os interesses de quem está a sua volta. Por exemplo, tenta comprar um carro novo sem pedir opinião do seu parceiro pra ver o que acontece! Isso tudo é lidar com as variáveis e interesses relacionados ao seu mini projeto.


Então da próxima vez que fizer planos, encara como  um projeto, segue as etapas, estrutura o pensamento, levanta as variáveis envolvidas e aí sim executa, para evitar retrabalho, perda do dinheiro investido e dor de cabeça. Isso também é organização. 

* Fonte da imagem: industriahoje

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2 comentários

  1. Muito legal Alice. Essa época do ano e muito propício pensar nos projetos. Mas realmente parece complicado trazer toda essa teoria para o dia a dia. Mostra pra gente um exemplo de como seria. Parabéns e sucesso pra é uma delícia ler seus e textos da ânimo para tentar ser mais organizado. Bjs

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    1. Obrigada querida! Vou pensar em uma forma de detalhar um pouco mais. Acho que pra aproveitar o clima do e-book que eu lancei um bom exemplo seria gestão de projetos aplicada a gestação de um filho (os preparativos envolvidos). Organização, maternidade, planejamento...acho que dá post! Ouso dizer que dá até livro!

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