Reuniões sem Caos

05:26


Hoje quero falar um pouco sobre administração do tempo e produtividade especificamente voltada para condução de reuniões. Estou fazendo um curso essa semana sobre Conseguindo resultados efetivos com reuniões e achei interessante compartilhar algumas dicas que podem ajudar você a usar o tempo das reuniões a seu favor.
  • Pergunte-se: essa reunião precisa mesmo acontecer? Como disse na frase de domingo, a maioria das reuniões não precisaria acontecer, se resolveria com um e-mail. Se você é a pessoa a convocar a reunião, pense nisso. A reunião é um comunicado apenas e poderia ser feito por e-mail e reforçado com um telefonema?
  • Prepare-se: sim, faça uma pauta e divulgue para os participantes. Mas mais do que isso, defina os resultados esperados, os objetivos e motivações e deixe-os claros. Levante todas as informações necessárias para a reunião, antecipe a infra-estrutura necessária, envie os convites com antecedência.
  • Os participantes devem ter relação e importância com o tema a ser trabalhado. Não faz sentido convocar pessoas que não tenham a ver com o tema ainda que sejam lideres. Defina qual o objetivo esperado de cada participante e qual contribuição espera do mesmo.
  • Determine a disposição dos móveis de maneira a facilitar o objetivo da reunião. Se é uma explanação, cadeiras viradas para a frente, se é uma reunião para discutir soluções e brainstorming (levantamento de ideias) use cadeiras em circulo para que todos possam se ver.
  • Quebre o gelo. Por mais formais que as reuniões sejam é preciso captar a empatia e integrar os participantes. Um lanche pode ser interessante estratégia para isso ou uma dinâmica diferente para apresentações no caso dos participantes não se conhecerem.
  • Fique atento ao tempo e a linguagem corporal dos envolvidos: ninguém gosta de reuniões que atrasam para começar ou duram muito mais do que o planejado. Cronometre o tempo necessário e inclua tempo para os questionamentos e dúvidas. É importante também ficar atento ao comportamento dos outros participantes. Busque a identificação, empatia e interação. Do que adianta ficar horas falando para participantes que não estão interessados?
  • Falando nisso, respeito! A pior coisa que tem é alguém trabalhando no notebook ou atendendo ligações e mexendo no celular durante uma reunião. Evite, mostre respeito por quem está falando.
  • Registre as decisões e ações: sim, toda reunião precisa ter uma ata. A ata formaliza o que foi discutido, as definições, pendências, ações e, principalmente, os prazos associados.

Gosto muito de contar um caso que aconteceu comigo em uma das minhas primeiras reuniões aqui no Rio de Janeiro. Eu sou baiana e caí de para-quedas em uma reunião de definição de ações para a implantação de um novo sistema onde existiria uma fase para cadastro de informações. Em um certo momento alguem falou: "nessa fase a gente coloca um baiano para cadastrar". Meu gerente na época, sabendo que eu era baiana, caiu na risada e todos perceberam a gafe e tentaram explicar que no rio é comum usar o termo baiano para se referir a "alguém" sem especificar quem seja.  No que eu respondi: "sem problemas, eu entendi, vocês querem um trabalho bem feito, com qualidade, natural dizer que precisam de um baiano para a tarefa". Com esse exemplo quero dizer tanto que é preciso levar em conta os participantes da reunião e prestar atenção as questões culturais envolvidas na sua fala para se fazer entender, quanto de, ao passar por situações aparentemente constrangedoras, evitar o embate saindo com classe.
E você? Que situação diferente e inusitada você já passou em uma reunião?
Inclui aqui nos comentários e lembre-se das dicas para fazer bom uso dessa ferramenta de comunicação tão importante.


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