Conciliando as agendas

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Fonte da imagem: melhorqueontem

Recebi de uma das minhas top seguidoras a fofissima Paola do Dona Maria Flor (clica aqui pra conhecer) uma dúvida muito boa que pode ser de muitos de vocês. Ela falou que uma grande dificuldade de organização que ela tem é com relação a como lidar com os compromissos pessoais e profissionais: colocar tudo em uma única agenda? Dividir?
A má notica é que não existe uma fórmula mágica ou dica infalível (sorry, mas não desista ainda).
A boa noticia é que também sofri muito com isso e tenho algumas dicas que funcionaram para mim e podem funcionar para a Paola e para vocês também.

·         Em primeiro lugar, você precisa entender e definir suas necessidades. Você precisa controlar apenas compromissos agendados (ou seja, com data definida)? Você precisa controlar uma lista de tarefas ainda sem data definida? Você precisa controlar mini-projetinhos? Dependendo da sua resposta existem ferramentas e formatos diferenciados para te ajudar na organização e é preciso levar isso em consideração.
·         Se você é como eu e curte agendas, post-its e canetinhas, infelizmente não encontrei até agora nenhuma que atenda a minhas necessidades com subdivisoes interessantes e espaço para o improviso então eu as crio com canetinhas e post-its coloridos. (já até to pensando em criar um layout e quem sabe não vira o primeiro de uma linha de produtos Papelaria by Avesso do Caos?!)
·         Já que a maioria das agendas não prevê diferenciação dos vários perfis (trabalho, vida pessoal, atividades das crianças, etc), abuse de post-its e canetinhas coloridas para identificar e dividir as suas áreas (a minha é dividida em mãe, pessoal, trabalho CTL e Avesso do Caos).  O importante é dividir e setorizar os seus compromissos deixando espaço para sua lista de tarefas, anotações e improviso.
·         Se você é ligado em aplicativos para tablet e celular, existem vários que podem te ajudar nessa tarefa (devo fazer um post só disso pois estou testando alguns como wunderlist, trello, evernote, one note, gokeep, entre outros), mas eu sugiro começar com o calendário mesmo e incluir lembretes e notas até para você levantar as razões pelas quais ele não te atende para entender sua necessidade melhor e identificar o que buscar nos outros.
·         Respondendo a pergunda da Paola, em termos de agenda de compromissos (eventos com horário fixo, reuniões, consultas) minha sugestão é manter uma agenda única para todos os seus perfis . E ai independe se você usa agenda de papel como eu ou se você usa algum aplicativo na internet, ok? Não é interessante ficar olhando em várias agendas, você vai acabar não conseguindo acompanhar tudo direito e não vai ser efetivo. 
·         Mais importante: acompanhe seus controles diariamente! Independente de como você vai controlar, é preciso definir uma rotina para acompanhar. Eu tenho dois momentos: um no início do dia quando eu olho tudo que tenho para fazer e um no final do dia para revisar e marcar o que eu fiz e replanejar o que escorregou, colocando novas datas para os dias seguintes. Mas atenção! Se uma atividade é postergada mais de uma vez gaste um tempo maior nela, tente entender os motivos, tente quebra-la em sub-atividades.

Possui alguma outra dica interessante? Que tal incluir nos comentários abaixo? É compartilhando que a gente se ajuda em prol de um mundo mais organizado!

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